Nie war Projektmanagement einfacher dank innovativer Softwarelösungen für Unternehmen jeder Größe
Ein gutes Geschäft gelingt nur durch gutes Projektmanagement. Im 21. Jahrhundert ist das Management von Projekten dank der heute verfügbaren Software schneller, einfacher und effizienter geworden.
Doch während kollaborative Arbeitswerkzeuge wie Videomessaging und Cloud Computing die globale Arbeitsweise von Unternehmen vereinfacht haben, führten sie oft zu Problemen auf der Ebene des Projektmanagements.
Eine kürzlich vom Schulungsunternehmen Parity durchgeführte Umfrage ergab, dass Projektmanagement die am meisten nachgefragte Fähigkeit unter IT-Mitarbeitern ist, während 97 Prozent der Unternehmen, mit denen Capterra zusammenarbeitet, „glauben, dass Projektmanagement für die Unternehmensleistung und den Unternehmenserfolg entscheidend ist“.
Heutzutage brauchen auch diejenigen, die nicht in der Geschäftsblase stecken, Projektmanagement-Lösungen. In einem Interview mit dem Sunday Telegraph sagt Peter Hepworth, CEO der Regierungsinitiative zur Förderung besserer Projektmanagementfähigkeiten bei AXELOS: „Wir sind jetzt alle Projektmanager“.
Wie kann uns die Software also dabei helfen, ein besseres Projektmanagement zu erreichen?
Effizienz ist der Schlüssel: Eine Software kann dem Benutzer nicht nur einen aktuellen Überblick über den Verlauf jedes Projekts geben, sondern auch Terminplanung, Kostenkontrolle, Kommunikation und eine Vielzahl anderer Funktionen in einem Programm durchführen.
Das hält die Kosten niedrig und spart dem Anwender und dem Unternehmen wertvolle Zeit.
Der vielleicht wichtigste Vorteil einer guten Projektmanagement-Software ist die Fähigkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende aus der Vogelperspektive zu betrachten. Auf Knopfdruck kann der Benutzer genau sehen, wie jeder Abschnitt eines Projekts abläuft.
So kann der Projektmanager seine Zeit sinnvoll nutzen und den Teams, die sie am meisten benötigen, zum bestmöglichen Zeitpunkt helfen.
In der Vergangenheit war die Projektmanagement-Software oft klobig und beschränkte sich normalerweise auf eine übermäßig große Datei auf einem einzelnen Computer – deren gemeinsame Nutzung komplexe LAN-Computer-Assistenten erforderte.
Dies hat sich geändert, da die Projektmanagement-Lösungen eine sofortige Online-Freigabe und Fernzugriff rund um die Uhr bieten, um dem dynamischen Umfeld des modernen Geschäftslebens besser gerecht zu werden.
Wie Projektmanagement-Apps funktionieren
Viele Projekte werden von einem dedizierten Projektmanager geleitet, und das gilt auch bei einer gleichwertigen Software. Obwohl ein Projektmanager immer noch die Person sein kann, die das Projekt überwacht und hilft, Ressourcen nach Bedarf umzuleiten, ist er oder sie nicht die einzige Person, die die Projektmanagementapplikation berührt.
Alle Arten von Personen, die mit dem Projekt zu tun haben, nutzen die App, um ihren Fortschritt bei den zugewiesenen Aufgaben zu aktualisieren. Sie checken in die Projektmanagement-App ein, um z.B. die ihnen zugewiesenen Aufgaben einzusehen und zu erfassen, wie viel Zeit sie für eine Aufgabe aufgewendet haben. Mitarbeiter, Auftragnehmer und manchmal sogar Kunden können die Projektmanagement-App nutzen, um Dokumente freizugeben, Pläne abzuzeichnen usw.
Im günstigsten Fall wird jeder Meilenstein, jede Aufgabe und jede Teilaufgabe einer bestimmten Person zugeordnet und mit einem Termin versehen. Normalerweise können andere Teammitglieder sehen, wer für was verantwortlich ist, ob diese Person auf dem richtigen Weg ist, es rechtzeitig zu erledigen, und ob es noch offene Fragen zu dem Job gibt. Diese Einsicht ist wichtig, weil sie Personen, die in der geplanten Ereigniskette weiter unten stehen, vor möglichen Verzögerungen warnt, bevor diese auftreten.
Die Einsicht in die Aufgabenliste jedes Teammitglieds ist auch nützlich, um zu verstehen, ob die Mitarbeiter aufgrund von Überlastung in Verzug geraten. Wenn Sie sehen können, dass ein Kollege sechs Aufgaben innerhalb der nächsten 48 Stunden zu erledigen hat, ist es einfach, das Problem zu erkennen und die Arbeit umzuverteilen, bevor die Fristen vergehen. Durch die Betrachtung eines Gantt-Diagramms (eine ziemlich häufige Funktion in Projektmanagement-Anwendungen) kann ein Manager zum Beispiel klar erkennen, wer was macht und wie die verschiedenen Aufgaben zusammenhängen. Es hilft allen, die verfügbaren Ressourcen effektiver zu nutzen.
Projekte haben in der Regel auch Assets, die von einer detaillierten Beschreibung des Projekts und seiner Teile bis hin zu einem visuellen Mockup reichen. Die Mitarbeiter im Projektteam brauchen alle Zugriff auf diese Assets, und die Projektmanagement-App wird zum zentralen Ort, an dem sie leben.
Projektmanagement-Software für KMU
Viele kleine Unternehmen wenden sich an eine Projektmanagement-Software, weil sie von der Arbeit mit E-Mails überfordert sind. Die richtige Projektmanagement-Plattform kann helfen, E-Mails zu vernichten, aber sie wissen, dass dies nicht über Nacht geschehen wird. Es braucht Zeit, bis sich die Mitarbeiter mit der Software vertraut gemacht haben, und bis Ihr Unternehmen herausgefunden hat, wie es die Software am besten für seine Projekte einsetzen kann.
Kleinunternehmen und Unternehmen haben jedoch sehr unterschiedliche Bedürfnisse, und es ist wichtig, das Projektmanagement-Tool zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Ein Tipp, ob eine Projektmanagement-Lösung besser für kleine oder große Unternehmen geeignet ist, ist die Art und Weise, wie sie berechnen. Projektmanagement-Plattformen, die Unternehmen unterstützen können, haben in der Regel eine Gebührenstruktur pro Benutzer und Monat, während diejenigen, die eher auf sehr kleine Unternehmen ausgerichtet sind, oft eine monatliche Pauschale für eine bestimmte Anzahl von Lizenzen oder für unbegrenzte Lizenzen berechnen. Und es ist nicht so, dass ein sehr kleines Unternehmen nicht dieselbe Software verwenden kann oder sollte, die auch die großen Unternehmen verwenden, aber manchmal ist es ein Overkill, und wer will schon für Funktionen zahlen, die er nicht braucht?
Ein weiterer Unterscheidungsfaktor ist, ob die Projektmanagement-Plattform viele Berechtigungsstufen hat. So können diese Services beispielsweise unterschiedliche Berechtigungsstufen für Führungskräfte, Portfoliomanager, Projektmanager und Teammitglieder haben. Mit solchen hierarchischen Rollen kann sichergestellt werden, dass jede Person im Unternehmen die richtige Zugriffsebene hat. In einem sehr kleinen Unternehmen, in dem jeder Mitarbeiter viele verschiedene Hüte trägt, sind die Berechtigungsstufen möglicherweise nicht so vorteilhaft.
Es gibt auch noch andere Unterschiede, die Sie für Ihr spezielles Unternehmen, Ihre Teamstruktur und Ihren Arbeitsstil berücksichtigen sollten. Die folgenden Zusammenfassungen werden Ihnen helfen, den richtigen Service für Ihr Unternehmen zu finden. Wenn Sie bereit sind, die ganze Geschichte über einen bestimmten Service zu erfahren, klicken Sie sich durch, um eine ausführliche Übersicht zu lesen.
Die Top-10 der effektivsten Projektmanagement-Systeme in 2020
Viele Projektmanagement-Lösungen enthalten Speicherplatz, so dass Ihr Team Dateien direkt in den Arbeitsbereich hochladen kann, wo jeder im Team sie sehen und diskutieren kann. Es ist auch üblich, dass Dienste über eine Option zur Verbindung mit Online-Speicherdiensten von Drittanbietern wie Box, Dropbox, Google Drive oder OneDrive verfügen, so dass Teammitglieder Dateien aus den bereits verwendeten Repositories in das Projektmanagementsystem verknüpfen oder hochladen können.
Hier sind unsere Top-10 der besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt:
Asana
Asana ist das neue Kind im Projektmanagement-Block und sein Fokus auf die Verbesserung der Produktivität ist ein Schlüssel zu seinem bisherigen Erfolg. Während für viele Projektmanagement-Lösungen die mobile Kompatibilität ein nachträglicher Gedanke ist, ist Asana in erster Linie für Handys gebaut.
Ein Mashable-Profil der beiden Gründer von Asana im Jahr 2013 enthielt eine Geschichte, die die Effektivität der Plattform unterstreicht: „Ein Biotech-Unternehmen, dessen Mitgründer zwei der weltbesten Wissenschaftler sind, forschte nicht, weil sie mit dem Management beschäftigt waren.
„Nach dem Start von Asana sagten die Wissenschaftler, dass sie 75 Prozent ihrer Zeit zurückbekommen haben.“ Der Fokus von Asana auf mobile Fähigkeiten bedeutet auch, dass es das perfekte Programm für Unternehmen mit einer großen Anzahl von freiberuflichen und externen Mitarbeitern ist.
Trello
Auch Trello ist kein durchschnittliches Projektmanagement-Tool, sondern diese App ist eine kostenlose visuelle Möglichkeit, das gesamte Projekt mit einer einzigen Ansicht zu betrachten. Mit Trello können Sie Karten organisieren, diese Karten können Ihre Gedanken, Gespräche und Aufgabenlisten sein und auf einer Tafel platziert werden, an der alle mitarbeiten können. Mit Trello können Sie Ihre To-do-Listen und Diskussionen einfach auf einer visuellen Tafel anzeigen und organisieren.
Trello ist in der Grundversion kostenlos, bietet aber auch ein Goldpaket für $45 pro Jahr an, das größere Anhänge, zusätzliche Aufkleberpakete, gespeicherte Suchen und mehr umfasst.
Basecamp
Basecamp war das ursprüngliche webbasierte Projektmanagement-Tool. Als es 2004 zum ersten Mal veröffentlicht wurde, war sein sofortiges Meilenstein-Management, File-Sharing und Messaging-System revolutionär.
Heute gilt Basecamp mit über neun Millionen Nutzern als das beliebteste webbasierte Projektmanagement-Tool.
Es hat sich bis heute gut gehalten – Turbine hebt in ihrem Rückblick auf die Inkarnation 2013 hervor, dass sich die Macher von Basecamp weniger auf den Schnickschnack konzentriert haben und „sich auf das Wesentliche im Projektmanagement konzentriert haben und stattdessen dafür gesorgt haben, dass es wunderbar funktioniert“.
Zunächst kostenlos, kostet es jetzt sehr günstige 20 Dollar im Monat und ermöglicht es den Benutzern, mit minimalem Aufwand direkt ins Projektmanagement einzusteigen – perfekt für kleinere Unternehmen, die sofort Hilfe bei einem Projekt benötigen.
Wrike
Als Andrew Filev feststellte, dass sein erstes Startup komplexer geworden war, als seine Projektmanagementsoftware bewältigen konnte, schrieb er sein eigenes. Das Ergebnis war Wrike, der vom Software-Reviewer Merchant Maverick als „intelligent, intuitiv und eine großartige Möglichkeit zur Verbesserung Ihrer Geschäftsleistung“ beschrieben wurde.
Wrike spart dem Benutzer Zeit, indem er Daten über Teams und Projekte hinweg nahtlos verbindet und eine ständig aktualisierte Informationsdrehscheibe für eine schnelle und einfache Zusammenarbeit bietet. Darüber hinaus wird es mit einer kostenlosen Testversion ohne versteckte Kosten geliefert.
Freedcamp
Was auch immer Ihr Projekt sein mag, sei es ein Event, ein Webprojekt oder die Organisation einer Hochzeit, Freedcamp hilft Ihnen, effektiv zu organisieren und zu planen.
Freedcamp verfügt über ein organisiertes Dashboard, mit dem Sie das gesamte Projekt auf einen Blick erfassen können. Sie können ganz einfach Aufgaben einrichten, Aufgaben mit Hilfe von Haftnotizen visuell einrichten und im Kalender organisieren. Freedcamp bietet fortschrittliche Add-Ons für den Einsatz auf hohem Niveau, einschließlich CRM, Rechnungsstellung, Problemverfolgung und Einrichtung von Wiki-Seiten.
Freedcamp ist zu Beginn kostenlos und nur Add-ons sind kostenpflichtig.
Teamwork Projects
Wo MS Project große Unternehmen ansprechen kann, funktioniert der problemlose Ansatz von Teamwork-Projekten perfekt für kleinere Unternehmen. Die selbsterklärende Oberfläche des Programms ermöglicht es allen Teammitgliedern, Projekte zu verwalten, die Zeit der Mitarbeiter im Auge zu behalten und den Überblick über Budgets und Kundenrechnungen zu behalten. Die Pauschalgebühr von $49 pro Monat bietet dem Benutzer 20 GB Speicherplatz und es gibt sogar die Möglichkeit, zwei Projekte kostenlos zu verwalten, so dass kleine Unternehmen es vor dem Kauf ausprobieren können. Teamwork Projects verfügt zwar nicht über eine integrierte Chat-Funktion, unterstützt aber eine Android- und iOS-Applikation und ermöglicht so ein umfangreiches mobiles Projektmanagement.
Teamwork Projects wurde auch von Kritikern, die von PC Mag. mit einem Editor’s Choice Award ausgezeichnet wurden, gut aufgenommen.
MicroSoft Project
Microsoft Project ist der Standard für mittlere bis große Unternehmen und deren Projektmanagement-Bedürfnisse und verfügt über eine weitreichende Integration mit den Programmen Office, Outlook und Sharepoint.
Das neue Angebot 2016 ermöglicht es auch, Personen und Ressourcen innerhalb der gleichen Projektdatei zu buchen, so dass die Doppelbuchung von Schlüsselressourcen der Vergangenheit angehört.
Während die Kosten für einige kleinere Unternehmen unerschwinglich sein mögen, bietet Microsoft Project neben dem hohen Standard des ausgezeichneten Online-Supports die ganze Vertrautheit eines Microsoft-Produkts.
Zoho Projects
Zoho Projects ist der kritische Liebling des Augenblicks und wurde von PC Mag für seine Projektmanagementsoftware ausgezeichnet. Das Magazin sagt, es bietet eine „schillernde Menge an freier Funktionalität“.
„Die Benutzer können Aufgaben und Meilensteine konfigurieren, Meetings ansetzen, Dateien hochladen, Berichte erstellen, Foren starten, zu Wikis beitragen und online chatten“, sagt PC Mag.
Als Plattform aktualisiert sich Zoho Projects regelmäßig selbst und bietet eine nahtlose Integration mit anderen Business-Tools – sei es Google Docs oder eine Instant-Messaging-Anwendung.
Das Sammelsurium an Lösungen, die Zoho anbietet, bedeutet, dass kein großes oder kleines Projektmanagementproblem zu schwierig für ihn ist.
Liquid Planner
Die Leute hinter Liquid Planner wissen, dass Zeit oft wirklich Geld ist, deshalb haben sie ein Projektmanagementprogramm geschaffen, das sich auf das Zeitmanagement konzentriert. Anstatt von Teammitgliedern Schätzungen abzugeben, die sich in der Regel als falsch herausstellen, bringt Liquid Planner die Projektmanager dazu, Zeitpläne auf der Grundlage von Prioritäten zu erstellen. Dies bedeutet, dass sich die Teammitglieder und Projektleiter auf die effektivsten Aufgaben konzentrieren können. Arbeitseffizienz ist der Schlüssel zu Liquid Planner, und obwohl die Kosten von 40 Dollar pro Monat hoch sein mögen, bietet die Plattform eine Reihe von geschäftsfreundlichen Integrationsoptionen, wie z.B. Gantt-Diagramme und mobile Funktionen, die jedes große oder kleine Unternehmen jemals benötigen könnte.
Unser Fazit
Ein erfolgreicher Kreativer zu sein, braucht Zeit und Geschicklichkeit, und so ist das Letzte, womit man sich beschäftigen möchte, die Verwaltung der Administration. Aber eine effektive Kommunikation mit Kunden und anderen Teammitgliedern ist ein wichtiger Teil des kreativen Prozesses, der effektiv gemanagt werden sollte, wenn Sie potenzielle Probleme vermeiden wollen.
Ob Sie an einem kleinen oder großen Projekt arbeiten, die Einführung einer Team-Management-Software wird Ihnen helfen, erfolgreich zu werden. Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools hilft Ihnen, besser mit Ihrem Team zu kommunizieren und Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben geplant und der richtigen Person zugewiesen haben, können Sie die Organisation beibehalten und sicherstellen, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden.
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